GDPR

Indsamling og behandling af persondata

General Data Protection Regulation(GDPR)

Denne politik for indsamling og behandling af persondata gælder for deltagere, trænere, ansatte, frivillige, leverandører, kunder, samarbejdspartnere mv.

 

  1. Om Nordic Open

Nordic open arrangerer floorball turneringer og er dataansvarlige. I forbindelse med driften indsamles og behandles persondata for at kunne drive virksomheden.

Generelt indsamler og behandler Nordic Open persondata om dig, når du tilmelder dig turneringer eller events, deltager i træner netværk eller endagsarrangementer.

Læs videre herunder for flere oplysninger om hvad vi indsamler, og hvad vi bruger oplysningerne til.

 

  1. Datasikkerhed

Det er vigtigt for Nordic Open at personoplysninger behandles ud fra reglerne i lovgivningen. Derfor er det vigtigt for os, at sikre ansvarlig behandling af de oplysninger der indsamles som led i driften og anvendelse af oplysningerne.

Nordic Open bestræber sig på at sikre, at alle personoplysninger vi behandler altid, er opdateret og korrekte. Vi beder derfor altid om at blive orienteret ved ændringer i forhold, eksempelvis ændring af adresse eller betalingsoplysninger, så vi kan sikre at vi har korrekte oplysninger. 

Grundlaget for behandling af personoplysninger er fastsat i databeskyttelsesloven som kan findes på retsinformation.

 

  1. Personoplysninger

Denne politik omhandler personoplysninger, det vil sige enhver oplysning om en eller flere identificeret eller uidentificeret fysiske personer. Det er oplysninger som kan benyttes til at identificerer en person eksempelvis navn, adresse, land, telefon nummer, e-mailadresse, fødselsdato, alder, hold, klub, medicinske forhold eller flere elementer, der er unikke for en person og derfor kan bruges til, at identificere en person.  

 

  1. Leverandører og samarbejdspartnere

Som led i driften af virksomheden har vi registeret leverandører og samarbejdspartnere, for at have nødvendige kontaktoplysninger, aftaler om sponsorater eller andre nødvendige oplysninger for at kunne indgå relevante aftaler med leverandører eller samarbejdspartnere.

 

4.1 Procup

Alt tilmelding til turneringen og håndtering af personoplysninger i forbindelse med tilmelding af hold behandles som udgangspunkt af vores eksterne samarbejdspartner Procup. Tilmelding forgår via deres hjemmeside, og de behandler derfor primært oplysningerne ud fra deres retningslinjer.

 

  1. Rettigheder

Som privatperson har du en række rettigheder i forhold til dine personlige data. Du har ret til at få ændret urigtige data, ret til at få indsigt i hvilke data vi opbevarer om dig, samt ret til at få slettet dine data, hvis de ikke længere er nødvendige for f.eks. din deltagelse i et event.

Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Du kan beslutte at du ikke ønsker dine data bliver benyttet til direkte markedsføring.

Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. At du vælger at trække dit samtykke tilbage, har ikke betydning i forhold til lovligheden af behandlingen af dine persondata forud for tilbagekaldelsen.

Hvis du ønsker det, har du ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet.

Hvis du ønsker at gøre en eller flere af dine rettigheder gældende kan du kontakte os på kontaktoplysningerne nederst i denne politik om indsamling og behandling af persondata. Din henvendelse vil derefter blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Hvis det er nødvendigt, vil du i den forbindelse kunne blive kontaktet for yderligere oplysninger, hvis det er påkrævet for at kunne håndtere din henvendelse.

Du kan læse mere om dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen på datatilsynet.dk.

 

Kommunikation

Al kommunikation på websitet foregår over sikrede krypterede forbindelser. Kig efter hængelåsen i din browsers adresselinie. Dette gælder også når vores interne turneringsplaner og tidstagningssystem interagerer med vores platform, så dine data altid holdes bedst muligt beskyttet fra uvedkommende.

 

Oplysninger vi indsamler

Vi indsamler forskellige oplysninger om dig når du eksempelvis er på vores website, udfylder tilmeldingsformularer til et event, deltager i en konkurrence, tilmelder nyhedsbrev eller i øvrigt modtager marketingsmateriale fra os. I det følgende kan du læse om hvilke oplysninger vi behandler og hvorfor, herunder generelle oplysninger, oplysninger der offentliggøres og brug af cookies.

Vi kan også få oplysninger fra almindelige offentlige tilgængelige kilder eller sociale medier som eksempelvis facebook og instagram.

Det er ikke nødvendigvis alle de nedenstående oplysninger som opbevares og behandles, da det kun er nødvendige oplysninger som opbevares og gemmes, og alle oplysninger ikke i alle tilfælde er relevante. Oplysninger opbevares højest i 5 år efter ophøret af din tilknytning til Nordic Open, for ansatte og frivillige skal eksempelvis lønseddelser gemmes som en del af regnskabet i 5 år. Derudover gemmes oplysninger om deltagere i forhold til eventuel kontrol med tilskud, bogføring mv. i lovpligtige opbevaringsperioder.

Når der ikke længere er behov for personoplysningerne, slettes de på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. Alt efter behandlingsformålet vil der være forskellige tidspunkter hvor de enkelte oplysninger slettes.

 

Generelle oplysninger

Nordic Open kan modtage generelle oplysninger, vi skal bruge til at håndtere dine tilmeldinger, og samle dine resultater. En del af oplysninger modtages ikke da, du videregiver dem direkte til Procup, som står for tilmeldingen, vi vil derfor som udgangspunkt kun få de overordnet oplysninger omkring antal spillere på et hold, aldersgruppe for hele holdet og navn på træner.

  • Fornavn og efternavn: Bruges til at identificere dig som deltager af et event, på resultatlister samt på event-dagen. Kan benyttes til at tilføje dig til vores trænernetværk på Facebook.
  • Køn: Bruges til opdeling i konkurrence øjemed af mænd/kvinder eller blandet hold.
  • Fødselsdato: Bruges til at udregne din aldersgruppe i turneringen eller bekræftelse af overholdelse af minimums-alder ved visse events. Sikre at der indhentes samtykke fra børn under 13 år af indehaverne af forældremyndigheden, til behandling af personoplysninger i forbindelse med deltagelse i en turnering.
  • Email: Vores kommunikation med dig foregår primært via e-mail.
  • Klub/firma/sponsor: Bruges hvis du repræsenterer en sportsklub, forening el.lign. Oftest bruges det kun til visning på deltager/resultatlister, men i visse tilfælde bruges det også til sammenligning af resultater indenfor klubber.
  • Adresse, postnummer, by, land: Din adresse bruges oftest, når der skal sendes oplysninger, tilvalg du har foretaget under tilmeldingen (f.eks. merchandise), trykt startnummer m.v. til dig.
  • Telefonnummer: Ved nogle events beder om dit telefonnummer, for nemmere at kunne få fat på dig i forbindelse med afholdelse af turneringen.
  • Køn, alder, by og land benyttes desuden til anonym demografisk statistisk.

 

Tilmelding til turnering

Når du foretager en tilmelding til én turnering, indsamler vi oplysninger specifikt for turneringen som skal bruges til afholdelsen af turneringen, og til at bevare resultaterne efterfølgende.
Oplysningerne der indsamles, vil variere men omfatter en eller flere af disse kategorier:

  • Valg af event
  • Valg af hold og aldersgruppe
  • Kontaktoplysninger – mail og adresse, så vi kan komme i kontakt med dig. Med samtykke også til fremsendelse af eksempelvis nyhedsbrev eller andet markedsføringsmateriale.
  • Mobilnummer og samtykke, hvis der ønskes en SMS sendt med eksempelvis kamptidspunkter eller resultatet efter eventet, hvis det er muligt for det enkelte event.
  • Besvarelse af event-specifikke spørgsmål (f.eks. hvor mange gange du tidligere har deltaget, eller om du ønsker busstransport til eventet, hvor du har hørt om eventet m.v.) oplysningerne kan benyttes til statistik.
  • Tilvalg/tilkøb af varer (f.eks. valg af størrelse T-shirt, tilkøb af hotel, merchandise m.v.)
  • Medlemsoplysninger (f.eks. licensnummer og klub osv.)
  • I tilfælde af uheld: Kontaktperson og oplysninger om særlige medicinske forhold kan gives for at hjælpe førstehjælpspersonalet til eventet med den bedst mulige og hurtigste hjælp i nødssituationer. Hvis du vælger at oplyse dette, vil oplysningerne udelukkende blive benyttet i forbindelse med uheld. Oplysningerne vil blive permanent slettet fra Nordic Open system indenfor en måned efter eventet er overstået.
  • Betalingsoplysninger – til brug for fakturering og inkasso
  • Præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation
  • Andre typer event-specifikke oplysninger kan forekomme. Kontakt arrangøren af det konkrete event ved spørgsmål om hvad oplysningerne skal bruges til.

Hvis der tilmeldes børn under 13 år til et event, som en del af et hold, er det trænerens ansvar at sikre at forældremyndighedsindehaveren har givet de nødvendige tilladelser til behandling af de personoplysninger som tilmelderen videregiver til Nordic open ved tilmeldingen.

Når der indhentes oplysninger fra børn og unge, skal der indhentes samtykke fra forældremyndighedsindehaveren hvis barnet er under 13 år. Indsamler vi oplysninger om børn og unge der er over 13 år, kan de selv give samtykke.

 

Ansatte og frivillige

For ansatte og frivillige vil vi også behandle personoplysninger, herunder kontaktoplysninger, og præferencer i forbindelse med hvilke arbejde du gerne vil hjælpe med. Vi vil også kunne registrere ansættelsesforhold og oplysninger til brug for udbetaling af løn.

 

Ordrer og betalingsoplysninger

Når du foretager en tilmelding hos Procup, gemmes det som en ordre i deres system. Ordren indeholder de relevante oplysninger om tilmeldingen, tilkøb, priser, rabatter m.v.

Af hensyn til bogføring og økonomiske hensyn er det ikke muligt at slette en ordre.

 

Offentligt tilgængelige oplysninger

Som udgangspunkt kan nedenstående oplysninger blive offentlige tilgængelige på vores website og i tilsvarende apps til telefoner i form af deltagerlister og resultatlister.
Formålet er, at alle deltagere/hold, kan se hvem de konkurrerer med (navn, land, klub), på hvilke vilkår (køn, alder, kategori) og hvordan de klarer sig indbyrdes i konkurrencen (resultater).

Nedenstående liste er ikke nødvendigvis udtømmende, men de offentlige oplysninger vil altid være af samme type. Dine personlige oplysninger som er uvedkommende i konkurrence-øjemed, vil ikke være offentlige tilgængelige, ligesom kontaktoplysninger såsom adresse, telefonnummer, email mv. ikke vil blive offentliggjort, da de ikke er relevant for dine konkurrenter.

  • Tilmeldt turnering
  • Hold navn, klub navn, startnummer
  • Navn
  • Klub/firma/hold/sponsor
  • Nationalitet og evt. by
  • Alder og/eller alderskategori (fødselsdato vises ikke)
  • Køn
  • Profilbillede/Holdbillede du selv har lagt ind
  • Billeder taget af dig på event-dagen i det offentlige rum
  • Resultater: Kampe afviklet, mål, vundet, tabte eller uafgjordte kampe, modstander, registrerede tider (start, mål, omgangstider/mellemtider), samt udregninger på baggrund af disse (f.eks. hastighed, placeringer m.v.)

Nogle af de nævnte oplysninger kan ved nogle events forekomme på storskærme på event-dagen og/eller blive meddelt af en speaker over højttaleren.
Det har til formål at hjælpe trænerer, spillere og publikum med at følge med i eventet og få live resultater. Her vil fokus typisk være på stillinger i enkelte kampe, hvem der skal være klar til næste kamp og hvor de skal spille og stille sig klar, det kan også være placeringer eller spillere der har scoret mål.

 

Videregivelse af oplysninger

Nordic Open videregiver udelukkende oplysninger som er nødvendige som led i driften af virksomheden.

Der kan derudover videregives personfølsomme oplysninger til andre leverandører i forbindelse med eksempelvis eksterne administration af IT-systemer, analyseopgaver, markedesføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, jurdisk bistand, koncernrelateret virksomheder mv.

Hvis det er nødvendigt at videregive oplysninger, bestræbes det at de i videst muligt omfang gives i et format som ikke er personhenførbart.

Det bemærkes, at Procup står for tilmelding, så de er primære dataansvarlig for personoplysninger.

 

Nyhedsbreve og e-mails

Nordic Open udsender i nyhedsbreve på e-mail til enten alle eller udvalgte profiler. Kun profiler der har givet sit samtykke til at modtage nyhedsbreve, vil modtage disse e-mails.
Det er til enhver tid muligt at trække sit samtykke til nyhedsbrevene tilbage, enten via sin profil, ved at skrive en mail til kontaktpersonen i bunden af denne politik eller via et link i bunden af e-mailen.

Nordic Open kan udsende informations-e-mails med eksempelvis praktiske oplysninger vedrørende deltagelse i eventet. Da det er e-mails omhandlende et specifikt event du har tilmeldt dig, indeholder disse e-mails ofte vigtige praktiske oplysninger omkring afviklingen af eventet. Derfor udsendes disse e-mails uanset om du har fravalgt de generelle nyhedsbreve.
Hvis du ønsker det, kan du dog altid vælge at afmelde disse informations-e-mails, ved at skrive en mail til kontaktpersonen i bunden af denne politik eller ved at benyttet linket i bunden af de udsendte e-mails.

Hvis det er muligt, registrerer vi ved alle udsendte nyhedsbreve og informations-e-mails, om e-mailen åbnes. Denne oplysning bruges til anonym statistik.
Derudover registrerer vi, antallet af frameldelser som følge af hver udsendt e-mail, så vi har mulighed for at undgå at der sendes uønsket materiale.

 

Cookies

Når du besøger og benytter Nordic Opens website, accepterer du samtidig at vi benytter cookies (små tekstfiler som gemmes på din computer i forbindelse med besøg på vores website).

Når du klikker rundt på vores website, benytter vi os af flere typer cookies, nogle benyttes kun hvis du giver samtykke til det. Der benyttes blandt andet tekniske cookies, for at forbedre brugeroplevelsen for dig. Der benyttes også andre typer cookies og for at kunne indsamle statistik til optimering og forbedringer samt til markedsføring
Nedenfor kan du læse om, hvor informationerne indsamles og hvordan de benyttes.

Læs mere om cookies på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

 

Google Analytics
Vi benytter Google Analytics, som også benytter cookies, for at indsamle og udarbejde statistik for brugen af websitet. Informationerne benyttes til at se brugen af vores website, mængden af trafik på vores forskellige sider med informationer og arrangementer mv. På den måde har vi mulighed for at optimere siderne og forbedre indholdet og de tekniske muligheder for brugerne af websitet.
Al indsamlet statistik er anonymt og vi binder ikke dine Analytics-data sammen med din tilmelding.

Facebook
Hvis du har valgt, at deltage i træner netværket under Nordic Open hvilket foregår via Facebook el.lign. benytter vi os af Facebook, der også benytter sig af cookies.

Sådan sletter du cookies
Du kan til altid vælge at slette cookies på din computer igen eller slet ikke benytte dem. Du kan benytte en af følgende guides:
Hvis du også vælger at slå sessions-cookies fra, vil nogle services muligvis ikke være tilgængelige.

 

Klage

Hvis du ønsker at klage over den måde vi behandler dine oplysninger på skal du først kontakte os, hvis du derefter ikke mener at vi har efterlevet reglerne og eksempelvis udleveret de oplysninger vi har opbevaret om dig efter du har anmodet om dem, uretmæssigt har lagt oplysninger om dig på internettet eller uretmæssigt videregivet oplysninger om dig.

Efter du har kontaktet os, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Du kan finde en vejledning i, at sende en klage på datatilsynet.dk.

 

Kontakt oplysninger

Hvis du har spørgsmål til behandling af personoplysninger, kan du kontakte os her:

Frederikshavn Blackhawks

Rimmens Alle 35
9900 Frederikshavn

CVR: 29880778
E-mail: blackhawksfloorball@gmail.com
Telefon: +45 29 67 41 19